1. ARCHIEFSTUKKEN DIE OP GROND VAN ALLE TAKEN GEVORMD KUNNEN WORDEN
N.B. Waar in het onderstaande provinciesecretaris is vermeld moet steeds gelezen worden: griffier tot 12 maart 2003 en provinciesecretaris daarna
a. In alle gevallen te bewaren stukken
1. Stukken betreffende de voorbereiding, vaststelling en wijziging van het beleid
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld beleidsnotities en -adviezen, voorbereidende rapportages
2. Stukken, welke een samenvatting zijn van gegevens, voor zover deze voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast, en met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten, evaluatie- en verantwoordingsrapporten en statistieken
3. Stukken die voorschriften inhouden, dan wel de totstandkoming of de wijziging ervan betreffen voor zover zij voorkomen in het archief van het dienstonderdeel, dat in hoofdzaak met de behandeling van de desbetreffende materie is belast, en met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld provinciale verordeningen of andere regelingen
4. Stukken betreffende belangrijke ingrijpende wijzigingen van de ruimtelijke ordening en het milieu, met inbegrip van voorstadia die om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de tekst bevatten
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld streekplannen, infrastructuur, ontgrondingen, bodemsaneringsprojecten
5. Stukken betreffende door het provinciaal bestuur te verlenen of verleende vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen, alsmede het handhaven, verlengen en niet verlenen ervan op het gebied van de ruimtelijke ordening en het milieubeheer, uitgezonderd:
Blijvend bewaren
Zie ook categorie 52; controlerapporten e.d. worden bewaard overeenkomstig de vergunningverlening; ingevolge de jurisprudentie is de bewaring van dergelijke rapporten absoluut noodzakelijk. Ook handhaving zonder dat een vergunning is verleend wordt hieronder begrepen. Voorbeelden: vergunningen tot ontgronding, vervening, ontginning, onttrekking van water aan de bodem
a. de gevallen vermeld onder categorie 52
Zie categorie 52
6. Stukken voorkomend in het archief van een dienstonderdeel of commissie, die een samenvatting geven van de (her)inrichting en het functioneren van het desbetreffende dienstonderdeel of commissie
Blijvend bewaren
7. Bescheiden ontstaan als onderdeel van het communicatiebeleid van de provincie, voorzover deze in belangrijke mate het beeld van de provincie bij de burgers bepalen
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld persberichten, magazines, provinciegidsen, vorm en inhoud van websites
8. Stukken betreffende incidentele gevallen, welke aanleiding waren tot het treffen van regelingen van algemene aard
Blijvend bewaren
9. Feitelijke gegevens geschikt voor wetenschappelijke bewerking en onderzoek waarvan mede gezien de wijze van opmaken herhaald gebruik te verwachten is
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld databases met gegevens omtrent natuurbeheer, register van grondwateronttrekking, bewaking van water- en bodemkwaliteit, ontgrondingen, culturele bestanden als monumenteninventarisaties etc.
10. Stukken betreffende precedent vormende gevallen
Blijvend bewaren
11. Stukken van bijzonder belang voor de kennis van karakteristieke regionale of provinciale omstandigheden
Blijvend bewaren
12. Overige stukken van bijzonder belang in verband met bijzondere gebeurtenissen
Blijvend bewaren
Hierbij zijn inbegrepen stukken ontstaan bij de afwikkeling van rampen
13. Stukken gerelateerd aan personen die op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest
Blijvend bewaren
14. Stukken die door een calamiteit verloren gegane stukken kunnen vervangen
Blijvend bewaren
Door een calamiteit kunnen stukken op het bewaarniveau verloren zijn gegaan; ongeacht of dat stukken van een provinciaal of ander overheidsorgaan of een privaatrechtelijke instelling betreft zal men in overleg met relevante instanties een nieuw bewaarniveau moeten afspreken. Dit kan ook de archiefbescheiden van een andere zorgdrager betreffen.
15. Stukken die in de rest van deze lijst apart als blijvend te bewaren uitzonderingen zijn vermeld
Zie aldaar
b. Stukken waarvan de inhoud in zijn geheel of in essentie ook elders voorkomt, alwaar bewaring is voorzien
16. Stukken voorkomend in archieven, anders dan het archief beheerd door de provinciesecretaris, waarvan de tekst, maar niet het ontwikkelingsstadium gelijk is aan stukken, die in het archief beheerd door de provinciesecretaris voorkomen en aldaar voor langduriger bewaring in aanmerking komen
3 jaar
Om het gebruik van deze lijst te vergemakkelijken zijn sommige categorieën die onder deze omschrijving vallen hieronder nogmaals opgenomen. Het gaat hier om het afstemmen van de bewaring van inhoudelijk gelijke stukken die in verschillende dienstonderdelen kunnen voorkomen (vaststellen van het bewaarniveau); vergelijk hoofdstuk I par. 7
17. Stukken verband houdende met de ambtsinstructie van de commissaris van de Koning voorkomende in archieven anders dan die van de commissaris
3 jaar
18. Stukken betreffende/voortvloeiende uit deelneming in respectievelijk advisering aan besturen, commissies en andere organen waarvan het secretariaat en het archief elders worden beheerd, uitgezonderd:
3 jaar
Zie ook categorieën 1–15 en categorie 46; vernietigbaar zijn bijvoorbeeld stukken afkomstig van het Inter Provinciaal Overleg, die geen deel van een zaak uitmaken
a. stukken betreffende deelneming in ruilverkavelingscommissies
Zie categorie 94
19. Geparafeerde of vastgestelde concepten (minuten), indien een afschrift van de voor langere bewaring in aanmerking komende expeditie wordt bewaard, uitgezonderd:
1 jaar
a. indien de tekst van de expeditie om inhoudelijke of procedurele redenen belangrijke wijzigingen van de oorspronkelijke tekst bevat
Even lang als de overige stukken betreffende de zaak
20. Concepten voor verwerking tot niet-schriftelijke registratie van gegevens
Na verwerking in een niet schriftelijke registratie
Bijvoorbeeld ingevulde formulieren
21 Overige concepten en kladaantekeningen
Na verwerking
22. Cumulatieve uitdraai van gegevens, op niet-schriftelijke wijze opgeslagen
Na vervanging door de volgende uitdraai
Bijvoorbeeld kettingformulieren met financiële administratie
23. Opgaven:
1. van derden van gegevens, die in het archief op te nemen zijn
1 jaar
Bijvoorbeeld adreswijzigingen, korte mededelingen
2. aan derden van gegevens, die in het archief opgenomen zijn
1 jaar
c. Stukken waarvan de inhoud slechts voor korte tijd informatieve waarde heeft, dan wel een regelgevend of anderszins juridisch karakter van kortstondige geldigheid
24. Stukken, uitsluitend opgemaakt of ontvangen ten behoeve van de samenstelling van verslagen, adviezen, rapporten, plannen, begrotingen, (web-)publicaties en andere samenvattende stukken, indien de gegevens daarin zijn opgenomen, uitgezonderd:
1 jaar na vaststelling van het samenvattende stuk
Voor vernietiging in aanmerking komen bijvoorbeeld gegevens verzameld ten behoeve van het verplaatsen van bushaltes of het verleggen van busroutes.
a. de gegevens omschreven in categorieën 1–15
Blijvend bewaren
25. Stukken opgemaakt ten behoeve van de routinematige coördinatie van werkzaamheden, met inbegrip van notulen en verslagen, uitgezonderd:
1 jaar
Bijvoorbeeld verslagen van werkoverleg op dagelijks of uitvoerend niveau en andere min of meer vrijblijvende
a. stukken op of hoger dan directie-niveau
Blijvend bewaren
26. Verkeersgegevens betreffende e-mail-gebruik door ambtenaren
Zo lang als nodig is voor het technisch beheer
Voor authenticiteits- en integriteitsvragen is het voldoende dat de gegevens in de zgn. headers van of bij e-mailberichten bewaard blijven; in het algemeen worden de verkeersgegevens maximaal 1 jaar bewaard
27 Verkeersgegevens betreffende internetgebruik door ambtenaren
Zo lang als nodig is voor het technisch beheer
Voor integriteitsvragen is het voldoende dat de gegevens in de zgn. loggings bewaard blijven; in het algemeen worden de verkeersgegevens maximaal 1 jaar bewaard
28. Stukken betreffende het routinematig postverkeer, alsmede de gegevens over de kosten daarvan, uitgezonderd:
1 jaar
Bij voorbeeld geleidebrieven en rappelbrieven, toezending van afschriften en drukwerken
a. indien het betreft zaken waarin of waartegen beroep of bezwaar kan worden ingesteld
Even lang als de overige stukken betreffende de zaak
Zie categorie 14
29. Gelijkluidende zienswijzen en bedenkingen, bezwaar- en beroepschriften welke in één besluit zijn afgehandeld na verwerking in een lijst van geadresseerden, uitgezonderd:
3 jaar na eindbeslissing
a. de lijst, het besluit en één exemplaar van het bezwaarschrift etc., bij voorkeur dat afkomstig van de vermoedelijke initiatiefnemer
Even lang als de overige stukken betreffende de zaak
30. Stukken betreffende ingetrokken bezwaar- en beroepschriften
3 jaar
31. Zaken van incidenteel belang, die geen doorgang hebben gevonden
3 jaar
32. Stukken betreffende het verkrijgen of verstrekken van eenvoudige inlichtingen
1 jaar
33. Stukken betreffende officiële representatie bij feestelijkheden, ontvangsten en lidmaatschappen van erecomités e.d., uitgezonderd:
1 jaar
a. indien beleidsaspecten een rol kunnen spelen
Blijvend bewaren
b. die betreffende officiële of ambtshalve bezoeken van leden van het Koninklijk Huis
Blijvend bewaren
Stukken betreffende niet-officiële bezoeken (bijvoorbeeld doortocht naar Schiphol) zijn wel vernietigbaar
34. Stukken betreffende samenstelling van besturen, commissies en andere organen, uitgezonderd:
1 jaar
a. benoemingsbesluiten
1 jaar na beëindiging van het lidmaatschap
35. Stukken betreffende aankondiging van vergaderingen, vaststelling van vergaderdata en reservering van vergaderruimten
1 jaar
36. Presentielijsten van vergaderingen van commissies, werkgroepen enz., uitgezonderd:
1 jaar
a. presentielijsten van provinciale en gedeputeerde staten
Zie categorie 59
37. Stukken betreffende congressen, lezingen, studiereizen, excursies, oefeningen en opleidingen
1 jaar na afloop
Indien de provincie een congres etc. zelf organiseert of het onderwerp daartoe aanleiding geeft bewaren op grond van categorieomschrijvingen 1–15 of vernietigen overeenkomstig de onderdelen c en d.
38. Stukken betreffende het houden van rondleidingen en het verlenen van toegang tot gebouwen in gebruik bij de provincie, uitgezonderd:
1 jaar
Betreft musea en kantoorgebouwen
a. indien tegen betaling
7 jaar
39. Circulaires, aanschrijvingen en dergelijke afkomstig van de rijksorganen:
1. waarvan de inhoud op de provincie van toepassing is
1 jaar na vervallen
2. waarvan de inhoud op de organen onder toezicht van de provincie van toepassing is, voorzover deze tot activiteit van de provincie hebben geleid dan wel kunnen leiden
1 jaar na vervallen
3. idem als 2. indien deze niet tot activiteit van de provincie hebben geleid of kunnen leiden en geen deel uitmaken van een bestaande zaak
3 jaar
40. Overige circulaires en ter kennisneming ingekomen stukken die geen aanleiding hebben gegeven tot activiteit en die geen deel uitmaken van een bestaande zaak
1 jaar, dan wel 1 jaar na vervallen van het belang
Hieronder ook verordeningen van organen onder toezicht van de provincie, al dan niet op grond van een wettelijk voorschrift meegedeeld. Zie ook categorie 98
41. Prijscouranten en aanbiedingen, waarvan geen gebruik wordt gemaakt
Na afhandeling
42. Inschrijvingsbiljetten van aanbestedingen en leveringen, inlichtingen omtrent inschrijvers aan wie het werk/de levering niet is gegund, uitgezonderd:
Na voltooiing dan wel levering
a. die betreffende Europese aanbestedingen inzake water- en energievoorzieningen telecommunicatie
4 jaar na gunning
Volgens Richtlijn 93/38/EEG/ (Europese) Raad van 14 juni 1993, artikel 41, tweede lid; deze richtlijn worden uiterlijk in 2005 vervangen door een nieuwe, 2004/17/EG, artikel 50, tweede lid. Deze heeft dezelfde bewaartermijn
43. Stukken betreffende klachten, uitgezonderd:
3 jaar
a. indien de behandeling van de klacht de tot dan toe gevolgde beleidslijn heeft gewijzigd
Blijvend bewaren
44. Stukken betreffende zaken waarbij de provincie en haar functionarissen niet rechtstreeks betrokken zijn, maar waarbij hun bemiddeling wordt ingeroepen of hun advies wordt gevraagd
3 jaar
Bijvoorbeeld benoeming notarissen en leden van de rechterlijke macht
d. Stukken die voor een afzienbare periode bewijskracht hebben
45. Ontvangstbewijzen, zoals reçu’s voor aangetekende zendingen
3 jaar
46. Stukken betreffende de met medewerking van de provinciale overheid ingestelde en/of in stand gehouden instellingen, externe fondsen, commissies, raden e.d., alsmede organen van gemeenschappelijke regelingen waarvan de provincie deel uitmaakt, uitgezonderd:
7 jaar
Zie ook categorie 3; Indien het gaat om privaatrechtelijke rechtspersonen, moeten bij de vernietigingstermijnen de artikelen 10 en 24 van het tweede boek en 17 van het derde boek van het Burgerlijk Wetboek mede in acht worden genomen
a. de stukken inzake de organisatie, regelingen, provinciaal financieel beleid en provinciale voorschriften
Blijvend bewaren
b. indien de provincie het secretariaat dan wel de administratie van dergelijke instellingen voert
Zie categorieën 1–15
Indien de provincie het secretariaat van een gemeenschappelijke regeling niet voert, is het orgaan van de gemeenschappelijke regeling als overheidsorgaan zelf het bewaarniveau (zie hoofdstuk I, par. 6) en is deze categorie niet van toepassing.
47. Stukken betreffende de bemoeienis met het personeel van de instellingen bedoeld onder categorie 46, uitgezonderd:
7 jaar
a. indien het rechtspositioneel bij de provincie is ondergebracht
Zie categorie 74
48. Stukken betreffende organen, ingesteld op grond van de wet gemeenschappelijke regelingen, waarin de provincie niet deelneemt, uitgezonderd:
7 jaar
a. regelingen en verordeningen
3 jaar na vervallen dan wel 3 jaar na financiële afwikkeling
b. stukken betreffende financiële aangelegenheden
Zie categorie 99
c. stukken betreffende coördinatie van gemeenschappelijke regelingen
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld indeling samenwerkingsgebieden
49. Stukken betreffende administratief beroep bij gedeputeerde staten of de commissaris van de Koning tegen besluiten van lagere organen, alsmede betreffende voorlopige voorzieningen daarbij, uitgezonderd:
5 jaar na eindbeslissing
Aangeraden wordt voor typen zaken die weinig voorkomen een langere termijn aan te houden.
a. precedentvormende gevallen
Blijvend bewaren
b. de stukken bedoeld onder categorie 94
Zie categorie 94
c. stukken betreffende ingetrokken beroepszaken
Zie categorie 30
50. Stukken betreffende de ambtshalve bemiddeling door de provincie in geschillen van niet-principiële aard tussen derden
7 jaar na eindbeslissing
51. Stukken betreffende verzoeken om door het provinciaal bestuur te verlenen vergunning of ontheffing, die ten onrechte zijn aangevraagd, die niet in behandeling zijn genomen, of die, voordat een beslissing is genomen, worden ingetrokken
3 jaar
Zie ook categorie 11
52. Stukken betreffende door het provinciaal bestuur te verlenen of verleende vergunningen, ontheffingen en vrijstellingen, alsmede het handhaven, verlengen en niet verlenen ervan, vergunningen op grond van wettelijke voorschriften op het gebied van het milieubeheer zonder blijvende materiële of maatschappelijke gevolgen, uitgezonderd:
3 jaar na afloop van de geldigheid of 3 jaar na eindbeslissing
Zie ook categorieën 1–15, in het bijzonder 5. Wel vernietigd mogen worden bijvoorbeeld vergunningen voor vervoer van radioactieve stoffen, voor brandmelders voorzien van radioactieve isotopen en dergelijke
a. vergunningen vermeld onder de categorieën 61, 82, 97 en 98
Zie categorieën 61, 82, 97 en 98
b. samenvattende stukken en precedentvormende gevallen
Blijvend bewaren
c. stukken bedoeld onder categorie 5
Zie categorie 5
53. Stukken betreffende verzekerings-overeenkomsten uitgezonderd:
1 jaar na vervallen van het belang
a. polissen, die objecten van kunst of wetenschap betreffen
Blijvend bewaren
De uitzondering is met name voor provinciale musea van belang
b. overige polissen
7 jaar na vervallen
54. Stukken betreffende schadeclaims, zowel ten last als ten gunste van de provincie
7 jaar na afwikkeling
55. Stukken betreffende de beschikbaarstelling van gelden of kredieten op grond van door het bevoegd gezag gemaakte regelingen of uit daartoe beschikbaar gestelde fondsen, of in incidentele gevallen van niet-principiële aard, uitgezonderd:
10 jaar na laatste individuele steunverlening
Samenvattende stukken en precedentvormende gevallen worden bewaard op grond van categorieomschrijving n2. De bewaartermijn is twee zittingsperioden van de staten. Het betreft bijvoorbeeld studiefondsen, uitvoering van subsidie- en schaderegelingen. Hieronder valt ook de toepassing van Europese zgn. de-minimissteun, volgens Verordening (EG) 69/2001 van de commissie van 12 januari 2001, PB L 10/30, artikel 3, derde lid. De provinciale regeling wordt bewaard op grond van categorie 2
a. bij niet-toekenning
3 jaar
Vergelijk categorie 11
2. ARCHIEFSTUKKEN, DIE SLECHTS OP GROND VAN EEN BEPAALDE TAAK GEVORMD WORDEN
2.1. –3.07 ORGANISME VAN DE PROVINCIE
N.B. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moeten steeds de categorieomschrijvingen 1–15 in acht worden genomen.
a. (–3.07.35) Eigendommen, financiën en hulpmiddelen
56. Stukken betreffende de aankoop, de verkoop, de ruiling van gronden en opstallen of de vestiging van een zakelijk recht op gronden uitgezonderd:
30 jaar
a. overeenkomsten en afstandsverklaringen
Blijvend bewaren
b. besluiten met bijlagen
Blijvend bewaren
c. bezwaarschriften
Blijvend bewaren
d. onteigeningsstukken
Blijvend bewaren
57. Stukken betreffende stichting, aanleg, verbetering, restauratie, wijziging en regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen aan gebouwen, terreinen, installaties, apparatuur en machines, uitgezonderd:
10 jaar
a. beleidsbepalende stukken
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld bestekken met bijbehorende tekeningen, akten van aanbesteding; zie ook categorie 42
b. staten van meer- en minderwerk
10 jaar; indien het het uit te voeren werk wezenlijk beïnvloedt:
blijvend bewaren
c. opzichtersdagboeken
Blijvend bewaren
d. voorzieningen welke het architectonische voorkomen van het gebouw niet beïnvloeden
1 jaar na goedkeuring van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden zijn vervallen
58. Stukken betreffende:
1. vergoedingen bij verkrijging van eigendommen wegens reeds betaalde belasting of belastingschade
10 jaar
2. andere vergoedingen zoals: huurdersvergoeding, rentevergoeding, vergoeding verhuiskosten
7 jaar
59. Stukken betreffende eigendom en eigendomstransacties van duurzame zaken, uitgezonderd:
Blijvend bewaren
a. aanbieding van kunst- en museumobjecten waarop niet is ingegaan
10 jaar na beslissing
b. overige eigendomstransacties welke geen doorgang hebben gevonden
3 jaar na beslissing
60. Stukken betreffende het in gebruik geven, nemen, (ver)huren of (ver)pachten van eigendommen: uitgezonderd
7 jaar na afloop van het contract
Wanneer met een huurder of pachter na afloop een nieuw contract wordt aangegaan, is het verstandig het voorgaande contract, alsmede andere stukken, die bij de totstandkoming ervan hebben gediend, te bewaren tot na afloop van het laatste contract. De pachtovereenkomst, welke geldt voor een duur van ten minste twaalf jaren voor los land, wordt telkens van rechtswege met zes jaren verlengd (artikel 36, lid 1 van de Pachtwet).
a. indien de in categorieomschrijving 56 bedoelde stukken verloren zijn gegaan en de hier bedoelde stukken kunnen strekken tot vervanging daarvan
Zie categorie 56
b. bruikleen van kunst- en museumobjecten:
1. indien wel bruikleen heeft plaatsgehad
Blijvend bewaren
2. bij niet doorgaan
10 jaar
61. Stukken betreffende het verlenen of weigeren van toestemming tot het maken van fotografische of andere bewegende of niet-bewegende afbeeldingen van objecten van cultuur en wetenschap en tot het gebruik van afbeeldingen en teksten voor publicaties ongeacht de aard van die publicaties, uitgezonderd:
10 jaar
Deze termijnen zijn langer dan die in categorie 31, omdat de publicaties tot lang na de al dan niet verleende toestemming kunnen plaatsvinden.
62. Stukken betreffende de financiële administratie, uitgezonderd:
7 jaar
a. stukken betreffende door de provincie verschuldigde belasting
7 jaar
Deze kunnen deel uitmaken van de bijlagen tot de rekening, vergelijk categorie 75
b. de begroting, alsmede begrotingswijzigingen en de daarbij overgelegde staten, overzichten en toelichtingen
Blijvend bewaren
c. de rekening en de daarbij overgelegde staten, overzichten en toelichtingen
Blijvend bewaren
d. de grootboeken van inkomsten en uitgaven, mits zij niet uitsluitend gegevens in cijfers bevatten
Blijvend bewaren
Deze worden bewaard om te kunnen zien of in dossiers genoemde beslissingen werkelijk zijn uitgevoerd.
e. financiële bewijsstukken van aanschaf van kunst- en museumobjecten, indien deze niet elders in het archief worden aangetroffen
Blijvend bewaren
f. de in dit hoofdstuk afzonderlijk vermelde categorieën
Zie aldaar
63. Stukken betreffende het leveren, verlenen en betalen van goederen en diensten door of aan de provincie van routinematige aard:
1. indien zij wel deel uitmaken van de bijlagen tot de rekening
Zie categorie 62
2. indien zij geen deel uitmaken van de bijlagen tot de rekening
1 jaar, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden zijn vervallen
64. Stukken betreffende controle van comptabele functionarissen
7 jaar
65. Stukken betreffende belegging van gelden
7 jaar
66. Stukken betreffende kasgeldleningen
7 jaar na aflossing
67. Stukken betreffende vaste geldleningen:
1. betaling van rente en aflossingen
7 jaar
2. overeenkomsten
7 jaar na aflossing
68. Stukken betreffende waarborgen van renten en aflossingen van geldleningen
7 jaar na vervallen
Ten aanzien van bijvoorbeeld gesubsidieerde instellingen kunnen beleidsaspecten aan de orde zijn; in dat geval worden de stukken bewaard op grond van de categorieomschrijvingen 1–15
69. Stukken betreffende rekening-, dag- en kasgeldovereenkomsten met postcheque- en girodienst en bankinstellingen, uitgezonderd:
7 jaar
a. overeenkomsten
7 jaar, mits 1 jaar na beëindiging
70. Stukken betreffende registratie van ingekomen, interne en uitgaande post, daaronder begrepen drukwerken, om advies verzonden stukken, voortgangs- en afdoeningscontrole enz., uitgezonderd:
1 jaar
a. bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van permanent te bewaren archiefbescheiden
Blijvend bewaren
b. bescheiden, noodzakelijk voor het bepalen van de authenticiteit, de volledigheid, de context alsmede voor het beheer van op termijn te vernietigen archiefbescheiden
Even lang als de overige stukken betreffende de zaak
c. de agenda (inschrijfregister) of de daarvoor in de plaats tredende registratievorm
Na definitieve inventarisatie van het statisch geworden archief
Zolang de agenda als neveningang op het archief dienst kan doen, moet zij derhalve worden bewaard
b. (–3.07.51) Organen, verkiezingen
N.B. Zie voor stukken betreffende individuele leden van provinciale en gedeputeerde staten in hoofdstuk 2.2
71. Stukken betreffende verkiezingen van leden van de provinciale staten, uitgezonderd:
1 jaar na afloop van de zittingsperiode
a. uittreksel uit het geboorteregister en lijst van maatschappelijke functies uit de geloofsbrieven van leden van de provinciale staten
Blijvend bewaren
b. overige stukken uit de geloofsbrieven
1 jaar na beëindiging van lidmaatschap van de staten
c. processen-verbaal van het Centraal stembureau en, indien van toepassing, van de hoofdstembureaus voor de verkiezingen van de provinciale staten
Blijvend bewaren
De Kieswet stelt slechts vernietiging processen-verbaal van de stembureaus facultatief (Artikel M 7, tweede lid, na wetswijziging per 1 november 1989, O 5, tweede lid). Ook bij de gemeenten, die de organisatie van de verkiezingen als taak hebben worden deze bewaard; hier wordt echter in bewaring voorzien omdat het de organisatie van het provinciaal bestuur betreft
72. Presentielijsten van vergaderingen van provinciale en gedeputeerde staten
1 jaar na afloop van de zittingsperiode
2.2. –3.08 PERSONEEL
N.B. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moeten steeds de categorieomschrijvingen n1–n15 in acht worden genomen.
Dit hoofdstuk is mede van toepassing op individuele leden van provinciale en gedeputeerde staten.
73. Stukken betreffende tijdelijk personeel, aan wie geen pensioenrechten toekomen
7 jaar
74. Stukken betreffende de rechtspositie, de functievervulling en het gedrag van andere individuele personeelsleden en hun gezinsleden, uitgezonderd:
10 jaar na vertrek uit dienst
Hieronder te begrijpen zowel de in de zogenaamde personeelsdossiers als elders opgenomen stukken (bijvoorbeeld aanmeldingsformulier IZR). Vergelijk verder categorie 78.
a. Stukken betreffende ambtenaren die mogelijk met gevaarlijke stoffen of arbeidsomstandigheden in aanraking zijn gekomen
110 jaar na geboortedatum
Te bepalen in overleg met de afdelingen personeelszaken; te denken is aan kantonniers, technische dienst, bedrijfsbrandweer, milieu-inspecteurs
b. stukken betreffende ambtenaren, die vóór 12 maart 2003 door provinciale staten zijn benoemd, diensthoofden en overige ambtenaren, die een bijzondere of belangrijke invloed hebben gehad op het beleid, dan wel anderszins op enig gebied van bijzondere betekenis zijn geweest, indien deze stukken daadwerkelijk licht werpen op die invloed en/of betekenis van de individuele ambtenaar
Blijvend bewaren
75. Salarisadministratie
7 jaar
Hierbij inbegrepen de gegevens over in te houden belasting; vgl. categorie 62, sub a. samenvattende gegevens over langere perioden worden bewaard op grond van de categorieomschrijvingen 1–15
76. Rapporten van psychologische onderzoeken
1 jaar
77. Sollicitatiestukken van niet-benoemden
Na indiensttreding van de wel benoemde
78. Overige stukken van en betreffende individuele personeelsleden en hun gezinsleden:
1. indien deze financiële gevolgen hebben gehad
7 jaar
Bijvoorbeeld onkostenvergoedingen, buitengewoon verlof.
2. indien deze geen financiële gevolgen hebben gehad
1 jaar
Bijvoorbeeld gewoon verlof, gelukwensen.
Grote delen vallen onder de algemene categorieën 16–55; alleen samenvattingen in het jaarverslag enz. blijven bewaard
2.3. TAKEN VAN DE ORGANEN, BELANGENBEHARTIGING
N.B. 1. Bij de beslissing tot bewaren of vernietigen moeten steeds de categorieomschrijvingen 1–15 in acht worden genomen.
N.B. 2. Op de hieronder niet genoemde taken zijn uitsluitend de categorieomschrijvingen 1–55 van toepassing.
–1.71 Belastingen
79. Stukken betreffende inning en invordering van provinciale belastingen met inbegrip van de kohieren
5 jaar dan wel 5 jaar na eindbeslissing
De termijn staat in artikel 27 van de Invorderingswet 1990. Financieel beleid inzake belastingheffing wordt bewaard op grond van de categorieomschrijvingen 1–15
80. Stukken betreffende niet-provinciale belastingen, uitgezonderd:
1 jaar
a. regelingen voor gemeentelijke en waterschapsbelastingen
Zie categorie 99
–1.73 Ruimtelijke ordening
81. Stukken betreffende ruimtelijke ordening die betrekking hebben op aangrenzende gebieden, zowel in andere provincies als in het buitenland
3 jaar na vervallen
Zie voor aangelegenheden binnen de eigen provincie categorie 98 en nabij de rijksgrens categorie 97
82. Stukken betreffende vergunningen voor het bewonen van woonwagens, met inbegrip van stukken betreffende geweigerde vergunningen
110 jaar na geboortedatum van de aanvrager
De vergunningen zijn persoons-gebonden; gemeentebesturen grijpen terug op door de provincie in het verleden verleende vergunningen, hoewel deze zijn vervallen; zie voor stukken betreffende vergunningen voor het bewonen van woonschepen categorie 51 en 52
–1.75 Openbare orde
83. Stukken betreffende strandingen, aangespoelde en geborgen strandgoederen, alsmede verkoop of afgifte daarvan
7 jaar
De commissaris van de Koning bemiddelt ten aanzien van consuls van buitenlandse mogendheden
1.78 Openbare veiligheid
84. Stukken betreffende vervoer van gevaarlijke stoffen, uitgezonderd:
3 jaar
a. stukken vallende onder categorie 52
Zie categorie 52
–1.79, –1.81 Waterstaat, verkeer en vervoer
N.B. Zie ook categorie 98
85. Stukken betreffende onderhoud, controle van en (her)schouw over werken, wegen, paden, installaties, waterkeringen, waterovergangen, watergangen en gebouwen al of niet in beheer van de provincie
Na het volgende onderhoud, controle of schouw
Zie ook categorie 63
86. Stukken betreffende door de provincie ondernomen stichting, aanleg, verbetering, restauratie, wijziging en regeling van de bestemming van en bijkomende voorzieningen aan werken, wegen, paden, installaties, apparatuur en machines, waterkeringen, waterovergangen en watergangen, uitgezonderd:
10 jaar
Zie voor kleinere voorzieningen categorie 63
a. beleidsbepalende stukken
Blijvend bewaren
Bijvoorbeeld bestekken met bijbehorende tekeningen, processen-verbaal van aanbesteding, staten van meer- en minderwerk; zie ook categorie 42
b. opzichtersdagboeken
Blijvend bewaren
c. kleinere voorzieningen aan de verlichting van provinciale wegen, bewegwijzering, markering
1 jaar na goedkeuring van de rekening, mits de garantietermijn is verstreken, dan wel eventuele voorwaarden zijn vervallen
87. Stukken betreffende de regeling en de uitvoering van de dijkbewaking
3 jaar dan wel 3 jaar na vervallen
88. Stukken betreffende de uitvoering van de Wet Uitkeringen Wegen, met inbegrip van afschrijving in annuïteiten
7 jaar na vervallen, mits 1 jaar na goedkeuring rekening
De WUW is in 1992 vervallen.
89. Stukken betreffende verkeersmaatregelen daarbij inbegrepen het aanbrengen van borden en markeringen
3 jaar na vervallen
90. Stukken betreffende dienstregelingen en tarieven van openbare middelen van vervoer alsmede verzekering van passagiers
3 jaar
91. Stukken betreffende opruiming van gezonken vaartuigen in vaarwegen
7 jaar na volledige opruiming
92. Scheepsjournalen van provinciale vaartuigen
7 jaar
93. Stukken betreffende tijdelijke stremming van vaarwegen
1 jaar na opheffing stremming
–1.82 Economische aangelegenheden
94. Stukken betreffende dan wel voortvloeiende uit deelneming in ruilverkavelings- en landinrichtingscommissies, uitgezonderd:
7 jaar na uitvoering
a. plan van wegen, waterlopen en kaden met de daartoe behorende kunstwerken, landschapsplan en het besluit betreffende eigendom, beheer en onderhoud van de openbare wegen, waterlopen, kaden en kunstwerken (op grond van de Ruilverkavelingswet 1954)
Blijvend bewaren
b. het landinrichtingsplan of landinrichtingsprogramma en het begrenzingenplan (op grond van de Landinrichtingswet 1985)
Blijvend bewaren
95. Stukken betreffende toekenning van premie ingevolge investeringspremieregelingen
10 jaar na laatste uitbetaling
Ter verklaring van de langere termijn is aangehaald de RSV-enquête; termijn komt overeen met die in de voorwaarden voor Europese subsidies
–1.84 Maatschappelijk zorg
96. Psychiatrische patiëntendossiers, uitgezonderd:
110 jaar na geboortedatum
Deze termijn is gebaseerd op relevante wetgeving betreffende de gezondheidszorg; zie ook Hoofdstuk I par. 4 en 5
a. een statistisch valide steekproef van 10%
Blijvend bewaren
– 1.88 Buitenlandse betrekkingen
97. Stukken betreffende vergunningen tot het bouwen nabij de rijksgrens
15 jaar
